Die neue Ära für juristische Arbeitsabläufe: arbeitsteilig und technisch versiert
Nach Jahren sanfter Evolution nimmt die Geschwindigkeit, mit der sich die juristische Arbeit an immer komplexere Rahmenbedingungen anpasst, rasant zu. Der Wettbewerb zwischen den Kanzleien verschärft sich; die Fähigkeit, juristische Prozesse arbeitsteilig zu konzipieren, gehört zu den Grundfertigkeiten moderner Juristen.
Hintergrund: der Wettbewerb zwischen Kanzleien verändert sich
Der Wettbewerb zwischen Kanzleien intensiviert sich nicht nur; er findet auch in Bereichen statt, die erst in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen haben. Ein Grund für die Intensivierung des Wettbewerbs liegt auf der Nachfrageseite, bei den Mandanten. Um nur ein Beispiel zu nennen: der Arbeitsmarkt für hochqualifizierte Juristen wird immer multipolarer. Auch kleinere Kanzleien, „Boutique-Kanzleien“ und die Rechtsabteilungen von Unternehmen sind bestens besetzt. Hochqualifizierte Juristen auf der Mandantenseite verursachen Innovationsdruck und Kostendruck; sogar die juristische Arbeit an sich steht unter Druck, da Rechtsabteilungen auch komplexe materiell-inhaltliche Fragen oft selber lösen können.
Externe Rechtsberater kommen nicht automatisch zum Zug, sondern dann, wenn komplexe Materie ein hohes Maß an Spezialisierung auf der Beraterseite erfordert – in diesem Fall konkurrieren auch Boutique-Kanzleien mit Großkanzleien, oder wenn das zu prüfende Datenvolumen die Kapazitäten auf Mandantenseite übersteigt. Dies hat zur Folge, dass der Wettbewerb zwischen den Kanzleien zunehmend auf genau diesen Feldern ausgetragen wird, nämlich in der Bearbeitung von Rechtsfragen, die ein hohes Maß an Spezialisierung erfordern; und in der Fähigkeit, juristische Arbeitsabläufe kosteneffizient zu organisieren.
Die stetig steigenden Datenmengen, mit denen Juristen weltweit kämpfen, verschärfen diesen Trend.
Juristische Arbeitsabläufe werden durch Spezialisierung und Auslagerung optimiert
Wenn eine Kanzlei mit ins Boot geholt wird, muss sich dies lohnen. Während große Mandanten in aller Regel bereit sind, für hilfreiche Rechtsberatungsleistungen Geld zu bezahlen, gibt es oft kein Budget für Beratungsleistungen, die nicht notwendigerweise von Kanzleijuristen ausgeführt werden müssen. Ein Beispiel hierfür ist die Fleißarbeit, die vor allem zu Beginn größerer juristischer Mandate anfällt.
Bei behördlichen Ermittlungen, allen Arten von „Dispute Resolution“, Due Diligence im Zusammenhang mit Firmenfusionen, Compliance-Arbeit und in vielen anderen Fachbereichen müssen immer größer werdende Datenmengen geprüft werden. In vielen dieser Fälle übersteigt die zu sichtende Zahl an Dokumenten sogar die Kapazitäten von Großkanzleien. Typischerweise geht man deshalb arbeitsteilig vor: Projektjuristen, die von Legal Process Outsourcing („LPO“) Dienstleistern bereitgestellt werden, übernehmen die Fleißarbeit, zum Beispiel die erste inhaltliche Kategorisierung von Dokumenten, während Kanzleijuristen sich auf die eigentliche Rechtsberatung fokussieren.
Das gleiche Prinzip gilt für Rechtsabteilungen in Unternehmen, wo regelmäßig Projektjuristen auf der LPO-Seite unternehmensinterne Dokumente prüfen und bei der Prüfung eine von den Unternehmensjuristen vorgegebene Prüfungsmatrix anwenden. Somit kümmern sich die Projektjuristen um die erste Analyse und die Unternehmensjuristen um die rechtliche Bewertung der Dokumente, die vom Projektjuristenteam zum Beispiel als potenziell bedeutsam eingestuft wurden.
Arbeitsteilig arbeiten in der Praxis – Kanzlei/Unternehmen und LPO Dienstleister
Wie sieht die Infrastruktur für die Auslagerung juristischer Prozesse in der Praxis aus? Zum einen haben diverse Großkanzleien ihre eigenen Review-Zentren aufgebaut. Zum anderen gibt es LPO Dienstleister, die ein weltweites Netzwerk an Review-Zentren besitzen (in Deutschland ist Consilio zum Beispiel mit 200 Projektjuristen, verteilt auf Review-Zentren in Frankfurt und Berlin, sowie auch mit mehreren Datenzentren vertreten) und mit Kanzleien und Rechtsabteilungen arbeitsteilig an großen Prüfungsprojekten arbeiten. Der Grad der Spezialisierung der LPO Dienstleister ist dergestalt höher, dass guten LPO Dienstleistern auch hauptberufliche juristische Projektleiter sowie interne Recruiter zur Verfügung stehen. Die besten Dienstleister decken sogar sämtliche Felder der eDiscovery Wertschöpfungskette ab; von der Computerforensik über die Datenverarbeitung zu Review-Software bis schließlich zur Dokumentenprüfung selbst. Für Kanzleien und Rechtsabteilungen hat das den Vorteil, dass sie große Dokumentenprüfungen nicht mit mehreren Partnern koordinieren müssen.
Nächster Schritt: juristische Arbeitsabläufe werden durch technische Hilfsmittel weiter beschleunigt
Die grundsätzliche Frage, ob man arbeitsteilig arbeitet, wird immer öfter zugunsten der Auslagerung entschieden. Der oben erwähnte Kostendruck lastet demnach nicht nur auf der Frage, ob man juristische Prozesse auslagert, sondern auch auf der Frage, welchen Nutzen man aus den wachsenden technischen Möglichkeiten zieht. Vor wenigen Jahren noch wurden selbst Datensätze von mehreren Millionen Dokumenten linear untersucht, das heißt die inhaltliche Prüfung des ersten Dokuments ähnelte der Prüfung des tausendsten Dokuments und des millionsten Dokuments.
Heute geht man viel systematischer vor, und die an Dokumentenprüfungen beteiligten Juristen machen standardmäßig von Mechanismen („Technology Assisted Review“) wie z.B. Predictive Coding Gebrauch, die darauf abzielen, die Geschwindigkeit und Akkuratesse individueller Kategorisierungsentscheidungen zu optimieren.
Consilio ist Sponsor der 6. Herbsttagung des Bucerius Center on the Legal Profession.
Ben Rusch, Vice President at Consilio